Ratgeber

Frist der Nebenkostenabrechnung: zwölf Monate, dann keine Nachzahlung

Veröffentlicht am 03.11.2026 · Gesetzestexte gelesen am 03.11.2026 · Nebenkostenbrief

Die Abrechnung über die Betriebskosten muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wer die Frist versäumt, kann keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen.

Was das Gesetz sagt

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Der Abrechnungszeitraum muss nicht das Kalenderjahr sein. Viele Vermieter rechnen vom 1. Juli bis 30. Juni oder passend zur Heizperiode ab. Entscheidend ist, dass er zwölf Monate umfasst. Der Generator warnt, wenn Sie einen längeren Zeitraum eintragen.

Fristende für typische Zeiträume

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass sich die Frist verschiebt, wenn ihr Ende auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Planen Sie die Zustellung mit Puffer, nicht am letzten Tag.

Zugang zählt, nicht das Absenden

Die Abrechnung muss den Mieter innerhalb der Frist erreichen. Ein am 30. Dezember eingeworfener Brief, der erst am 2. Januar ankommt, ist zu spät. Ein einfacher Brief lässt sich zudem schlecht beweisen. Bewährt haben sich:

• Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt gesehen hat und Datum und Uhrzeit notiert,
• Übergabe gegen Empfangsbestätigung auf einer Kopie,
• Einwurf-Einschreiben, das den Einwurf belegt, wenn auch nicht den Inhalt.

Eine Abrechnung per E-Mail genügt, wenn der Mietvertrag das zulässt oder der Mieter zugestimmt hat. Im Zweifel ist Papier sicherer.

Was eine fristgerechte Abrechnung enthalten muss

Die Frist wahrt nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehören dazu mindestens die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, kann der Vermieter auch nach Fristablauf zugunsten des Mieters korrigieren, aber keine höhere Nachzahlung mehr verlangen. Der Generator gibt jede dieser vier Angaben für jede Kostenart aus.

Die Frist für Einwendungen des Mieters

Auch Mieter haben eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen sie spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Danach können sie Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Vor einer Zahlung dürfen Mieter die Belege einsehen. Der Generator weist im Schreiben auf beides hin.

Nach der Abrechnung: Vorauszahlungen anpassen

Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe vornehmen (§ 560 Abs. 4 BGB). Ergibt die Abrechnung eine deutliche Nachzahlung, ist eine Erhöhung oft sinnvoll, damit die nächste Abrechnung nicht wieder mit einer großen Forderung endet. Die Erhöhung erklären Sie in Textform, mit Bezug auf das Ergebnis der Abrechnung.

Wenn die Frist abgelaufen ist

Rechnen Sie trotzdem ab. Der Mieter hat einen Anspruch auf die Abrechnung, und ein Guthaben müssen Sie auszahlen. Nur eine Nachzahlung können Sie nicht mehr fordern, außer die Verspätung lag nicht an Ihnen, etwa weil die Stadt den Grundsteuerbescheid erst spät verschickt hat. Dann sollten Sie nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in der Regel innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses abrechnen. Der Generator zeigt bei einer verspäteten Abrechnung einen Hinweis.

Zum Generator für die Nebenkostenabrechnung

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